O caráter singular e específico da SIM Conference 2025 determina a necessidade de assegurar os serviços de produção, logística e implementação do evento através de recursos, humanos e materiais, com características e conhecimentos especializados. Ora, dada a inexistência desses recursos, humanos e materiais, a nível interno, é essencial recorrer à contratação de serviços especializados nestas áreas. Considerando que a Associação para o Museu dos Transportes e Comunicações, entidade responsável pelo espaço onde decorre o evento, Alfândega do Porto, possui um acordo de exclusividade para a prestação de serviços nesta área com um conjunto restrito de operadores deste setor as entidades convidadas para a apresentação de proposta foram escolhidas de entre esta lista.